Как выбрать юридический адрес

При выборе юридического адреса надо следовать определённым правилам. Это такой же товар, какой продаётся в магазине или на рынке. Ниже опишем, как разобраться в качестве юридического адреса и сделать правильный выбор.

Подтверждение адреса и гарантия от собственника

В первую очередь, приобретаемый юридический адрес должен иметь гарантию собственника и подтверждение. Подтверждение юридического адреса в налоговой инспекции - это процедура, в ходе которой собственник адреса должен подтвердить в территориальной налоговой намерение заключить договор аренды с вашей компанией после государственной регистрации. Подтверждение может быть в виде гарантийного письма (письменная форма) или как звонок в налоговые органы (устная форма). Без подтверждения от собственника есть вероятность получить отказ в регистрации.

Гарантии - это обязательства собственника на случай, если причиной отказа в регистрации будет адрес собственника. Под гарантией подразумевают бесплатную подготовку нового пакета документов на иной адрес или возврат стоимости юридического адреса. Собственники, уверенные в качестве своих адресов, могут предоставлять дополнительные гарантии, включающие возмещение иных расходов, которые клиент может понести в случае отказа в регистрации.

Приём выездной организованной проверки

Выбирая юридический адрес, необходимо предусмотреть возможность приёма по данному адресу выездной проверки. Нужно найти способ предъявить по адресу органам налоговой инспекции или представителям банка документы на адрес и само помещение. Тут важен момент, чтобы собственник адреса имел в своём распоряжении действующее помещение в виде офиса, а не склада или подвала. В данном помещении должен осуществляться приём выездной проверки.

Возможность пролонгации договора

В зависимости от срока действия договора после 6 или 11 месяцев, если не предусмотрена возможность пролонгации договора, придётся подбирать новый адрес, договариваться с другим собственником и проходить процедуры по смене ИФНС. После срока окончания договора он теряет юридическую силу и не будет являться доказательством договорных отношений между вами и собственником.

Если вас устраивает юридический адрес и вы не планируете его менять, можно осуществить процедуру пролонгации. Возможность продления адреса нужно оговаривать заранее, при его покупке. Так вы подготовите надёжную основу для работы вашего предприятия и застрахуете себя от непредвиденных обстоятельств.

Укомплектованный пакет документов

Налоговые органы при регистрации в первую очередь обращают внимание на предоставляемый пакет документов. Предприниматели получают большинство отказов именно по причине предоставления неполного пакета документов или их неправильного оформления.

Пакет документов должен включать:

• договор о предоставлении помещения по данному юридическому адресу;
• акт приёма-передачи данного помещения;
• свидетельство права собственности;
• написанное собственником гарантийное письмо. 

Выделяют несколько видов договоров на предоставление юридического адреса. Самым приемлемым является договор аренды или субаренды. В этом случае непосредственно подразумевается использование адреса как юридического, а предметом договора является съём помещения. К тому же такая форма договора, как правило, не вызывает сомнений у органов налоговой инспекции, принимающих документы на регистрацию, и у служб банка, которым предъявляются документы при открытии счёта.

Договор о сотрудничестве (о совместной деятельности или простого товарищества) ранее использовался на рынке юридических адресов, но теперь применяется довольно редко. Эта форма договора выгодна тем, что в качестве предмета договора также выступает адрес для размещения фирмы, но она подразумевает ведение совместной бухгалтерии, а не только совместной деятельности.

Ещё одна распространённая форма договора - договор на оказание офисных услуг или договор на предоставление адреса местонахождения. Предмет такого договора ориентирован на предоставление адреса для исполнительных органов и организацию рабочего места. Непосредственный предмет подобных договоров - юридический адрес. Сейчас налоговые органы осуществляют борьбу с несовпадением юридических и фактических адресов, поэтому регистрирующие органы не всегда принимают эти формы договоров, отдавая предпочтение договорам аренды и субаренды.

Почтовое обслуживание

При приобретении юридического адреса важно оговорить организацию на ваше имя или имя вашей компании. О поступлении в почтовое отделение корреспонденции на ваш адрес вам будут сообщать и пересылать её по электронной почте, факсу или отправлять с курьером.

Органы налоговой инспекции и другие государственные органы присылают корреспонденцию на юридический адрес фирмы. Если юридический адрес не совпадает с фактическим, то корреспонденция может быть утеряна или вернётся отправителю с пометкой, что организация по данному адресу не значится.

Другие характеристики

Важно оговорить возможность оплаты договора на юридический адрес в безналичной форме. Оплата, по сути, является подтверждением договорных отношений между собственником юридического адреса и вашей фирмой. Обозначенная в договоре аренды цена - ключевой фактор сделки, подтверждающий наличие договорных отношений. Преимуществом при выборе юридического адреса станет его отсутствие в так называемом «чёрном списке» массовых адресов. Это не является превалирующим параметром, даже адреса из массового списка могут быть качественными и хорошо работать. Однако этот пункт нужно учитывать для дополнительной надёжности.

Выбирая адрес, необходимо обращать внимание на его принадлежность к определённой ИФНС и месторасположение. Рекомендуется выбирать ИФНС, находящуюся недалеко от фактического расположения фирмы, чтобы сократить время на процедуру обмена документацией. Поспособствуют выбору юридического адреса хорошие отношения между органами ИФНС и собственником юридического адреса, возможность оперативного разрешения конфликтов по этому адресу.

На сегодняшний день у предпринимателей есть возможность выбора юридических  адресов по разным параметрам. Следует помнить, что правильно выбранный юридический адрес станет основой качественного и надёжного бизнеса.